La formalizzazione documentata dei processi per il miglioramento dell’organizzazione

La formalizzazione documentata dei processi per il miglioramento dell’organizzazione

Le imprese per competere devono affrontare la continua trasformazione del contesto in cui operano (evoluzione del mercato, introduzione di nuove norme cogenti, modifiche del contesto sociale, ecc.) e quindi devono modificare periodicamente strategie, politiche, processi, strumenti operativi e di coordinamento.

Per creare valore e raggiungere i risultati desiderati, la Direzione deve governare e controllare efficacemente i processi aziendali (sia processi operativi di business, sia processi di supporto) considerando i fattori di contesto legati sia all’ambiente esterno sia agli elementi che sostituiscono il capitale dell’azienda (fattori interni)

Schema del processo di creazione del valore

Con riguardo al tema del “Capitale” necessario per il funzionamento di un’azienda (finanziario, umano, infrastrutturale, organizzativo, relazionale, ecc.), il capitale organizzativo è un componente (insieme al capitale umano e a quello relazionale) del “capitale intellettuale” ed è caratterizzato dal sistema messo in atto per gestire il know-how e le risorse dell’impresa; i documenti che disciplinano i processi aziendali e le modalità operative sono quindi parte importante di tale sistema.

In questo contesto i Sistemi di Gestione, con il relativo corpo documentale, sono uno strumento concreto ed efficace che consente di rendere operative e gestire al meglio le “conoscenze” dell’organizzazione e creare valore per l’azienda.

Regolamentare e formalizzare i processi aziendali con una struttura documentale organica (come quello di Sistema di Gestione) permette di accresce il proprio capitale organizzativo, per l’efficace utilizzo ed il costante controllo del Know-how aziendale.

I Sistemi di Gestione aziendale come strumento per la definizione di efficaci strutture documentali

Un Sistema di Gestione è un insieme di regole che un’azienda fa proprie con lo scopo di raggiungere uno specifico obiettivo. Esistono diverse norme che definiscono i requisiti per i Sistemi di Gestione relativamente a svariati ambiti, quali la Qualità (ISO 9001), la Sicurezza sul Lavoro (ISO 45001), l’Ambiente (ISO 14001), la Sicurezza delle Informazioni (ISO 27001), la Prevenzione della Corruzione (ISO 37001), la Sicurezza del Traffico Stradale (ISO 39001), ….

Impostare un Sistema di Gestione aziendale richiede un approccio organico, con il coinvolgimento di tutte le aree aziendali, per definire un sistema documentato che deve considerare i seguenti temi significativi:

• Analisi del contesto dell’organizzazione –  attraverso l’analisi critica del modello di business con attenzione a strategie e obiettivi, nonché ai rischi ed alle opportunità che si possono presentare.
• Leadership – espressa dalla Direzione con la definizione di strategie ed obiettivi, e con il conseguente impegno concreto per l’attuazione.
• Pianificazione degli interventi necessari per la gestione dei rischi e delle opportunità, con un approccio proattivo così da ridurre le anomalie sui processi.
• Supporto – attraverso il reperimento delle risorse e le competenze necessarie per l’efficacia operativa, la diffusione della consapevolezza e lo sviluppo di sistemi efficaci di comunicazione interna ed esterna.
• Attività operative –  I processi aziendali (interni ed esterni in “outsourcing”) sono  definiti e controllati per garantire output conformi ai requisiti attesi.
• Valutazione delle prestazioni – attraverso misurazioni, monitoraggi e audit per verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei processi.
• Miglioramento –  con la definizione delle modalità per il trattamento delle non conformità e delle azioni necessarie per la risoluzione.

I documenti aziendali come strumenti di controllo per la Compliance

Un Sistema di Gestione aziendale è quindi caratterizzato dalla formalizzazione dei processi con la definizione di documenti che consentono: i) la conservazione e la protezione del Know-how; ii) la diffusione delle disposizioni aziendali; iii) la sensibilizzazione del personale sull’importanza del rispetto delle regole definite.

I Sistemi di Gestione si integrano inoltre con le norme giuridiche (es. D.Lgs.231/01, D.Lgs.81/08, D.Lgs.152/06, …) e con le norme tecniche (es. le norme tecniche di prodotto che definiscono gli standard di qualità e/o di sicurezza), secondo lo schema seguente:

è quindi importante avere una visione sistemica per disegnare un’organizzazione snella con un’efficace sistema di controlli, così da trasformare gli obblighi in opportunità e ridurre i costi per garantire la compliance.

L’importanza della formalizzazione documentata dei processi

Le informazioni documentate, su supporto cartaceo o informatico, garantiscono, ad ogni funzione aziendale, la disponibilità di tutte le informazioni necessarie per l’efficace ed efficiente svolgimento delle attività. I documenti come manuali, procedure, regolamenti, istruzioni, moduli (check list, report, registrazioni di attività, …) consentono infatti:

1. 1. la chiarezza del sistema di responsabilità relativi ai differenti processi aziendali
   2. la conoscenza, da parte di tutto il personale aziendale, delle modalità operative necessarie per ottenere i risultati desiderati dai diversi processi;
   3. la comunicazione al personale aziendale delle esigenze di tutte le parti interessate a monte ed a valle dei singoli processi;
   4. la riduzione delle non conformità operative , con i relativi costi;
   5. il rispetto delle normative cogenti